InfoShare

Dokumenten-Management-System

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Warum digitale Akten ?

Digitale Akten-SucheDer offensichtlichste Vorteil ist die Platzeinsparung durch die Digitalisierung. Ein papierloses Büro hat aber noch mehr Vorteile. Unsere InfoShare Software ist klar und einfach strukturiert, wodurch die Suche sehr schnell und einfach gestaltet wird. Stellen Sie jetzt die Sicherheit in Frage? Keine Angst! - Verschiedene Verschlüsselungen und eine geregelte Benutzerverwaltung bieten einen hohen Grad an Sicherheit. Auch Gesetzesproblematiken mit Archivierungsfristen sind mit unserer Software einfach und schnell geregelt. Dies wird durch Zugriffsberechtigungen sicher gestellt, die ebenfalls eine hohe Vertraulichkeit mit sich bringen.

Die Vorteile von InfoShare:

  • Umfassende DMS/ECM Lösung inkl. Vorgangsmanagement
  • Prozessmanagement für Akten und Dokumente
  • Revisionssicheres Archiv
  • Integration mit Fachanwendungen über offene Web-API
  • Offene Architektur basierend auf Microsoft .NET
  • Web Services und WCF Interface

Digitale Akten und Dokumentenmanagement

ProzessabläufeDokumente und E-Mails können einfach in digitalen Akten strukturiert und verwaltet werden. Die Akten selbst sind dabei beliebig konfigurierbar und passen sich an Ihre Prozesse an. Damit kann zum Beispiel bequem auf ganze Akten zugegriffen werden. Alle Informationen befinden sich an einem Ort, sind einheitlich strukturiert und jederzeit transparent im Zugriff. Schnell, einfach und bequem!

Vorgangsbearbeitung und Geschäftsprozesse

DokumentenübersichtGeschäftsprozessmanagement steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Die Prozesse im Unternehmen werden dadurch nicht nur effizienter und schneller, sondern vor allem auch flexibler und transparenter. Genau hier setzt der InfoShare Manager an. Mit dem Process Manager können Abläufe vordefiniert werden, so dass wiederkehrende Prozesse immer gleich ablaufen. Zudem ist jederzeit schnell ersichtlich, an welcher Stelle sich der Gesamtprozess aktuell befindet und wer gerade verantwortlich ist.

Dokumente scannen, Belegdaten extrahieren

Papierdokumente lassen sich automatisch und schnell mit InfoShare SCAN erfassen. Zusätzlich ist eine intelligente Erkennung von Kopfdaten (z.B. Belegnummer) möglich. Mit diesem Feature werden die Dokumente automatisch dem richtigen Geschäftsprozess zugeordnet. Das InfoShare BATCH Modul archiviert die digitalen Dokumente. Verlässlich, flexibel und hoch performant!

Mobiler Zugriff, Web-Browser und Cloud Service

Ortsunabhängiges Arbeiten verspricht große Vorteile:

  • Hohe Flexibilität
  • Nähe zum Kunden
  • Zugriff auf Unternehmensdaten rund um die Uhr
Wichtig ist die Kompatibilität mit jedem Endgerät. Gleichzeitig muss die mobile Anwendung nahtlos in die Unternehmensprozesse integriert sein. Mit InfoShare kann einfach und unkompliziert mobil mit Dateien gearbeitet werden. Darüber hinaus kann mit InfoShare als Service der gesamte Betrieb des Unternehmensarchivs ausgelagert werden. Folglich muss nicht einmal eine eigene Archivinfrastruktur aufgebaut werden.

Archivierung, Compliance, Langzeitaufbewahrung

Ansicht über archivierte AktenAlle Dokumente werden im InfoShare Server abgelegt und verwaltet. So ist sichergestellt, dass eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet ist. Dann können Dokumente recherchiert und perfekt in Geschäftsprozesse eingebunden werden. Durch das umfangreiche Sicherheitskonzept wird selbstverständlich sichergestellt, dass Dokumente nur mit einer Berechtigung eingesehen werden können.

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